Zarządzanie oprogramowaniem w firmie - jak odzyskać kontrolę nad licencjami, kosztami i bezpieczeństwem IT?

fot. pexels.com

Zarządzanie oprogramowaniem obejmuje znacznie więcej niż przechowywanie faktur za zakupione programy czy prowadzenie prostej listy licencji. Jest to uporządkowany proces nadzorowania aplikacji wykorzystywanych w organizacji - od momentu ich zakupu i instalacji, przez bieżące użytkowanie i aktualizowanie, aż po usunięcie z firmowych urządzeń. Jego celem jest zapewnienie, że pracownicy mają dostęp do potrzebnych narzędzi, a przedsiębiorstwo wykorzystuje je zgodnie z warunkami licencyjnymi i własnymi zasadami bezpieczeństwa.

Punktem wyjścia jest rzetelna inwentaryzacja oprogramowania. Organizacja powinna wiedzieć, jakie aplikacje znajdują się na komputerach, laptopach i innych urządzeniach, w jakich wersjach są używane oraz do kogo należą poszczególne stanowiska. W niewielkiej firmie zebranie takich danych może wydawać się stosunkowo proste. Sytuacja zmienia się jednak wraz ze wzrostem liczby pracowników, urządzeń i lokalizacji. Kilkadziesiąt stanowisk szybko oznacza setki instalacji, aktualizacji, wersji i zależności, których nie sposób skutecznie kontrolować wyłącznie za pomocą arkusza kalkulacyjnego.

Tradycyjna ewidencja ma jeszcze jedną słabość - pokazuje stan zadeklarowany, a niekoniecznie rzeczywisty. W dokumencie może widnieć informacja o dziesięciu zakupionych licencjach, podczas gdy program jest zainstalowany na piętnastu urządzeniach. Może też dojść do sytuacji odwrotnej - firma regularnie opłaca aplikacje, z których nikt już nie korzysta. Bez aktualnych danych dział IT działa trochę jak magazynier próbujący zarządzać zapasami bez możliwości zajrzenia do magazynu. Ma dokumenty i zestawienia, ale nie wie, czy odpowiadają one temu, co rzeczywiście znajduje się na półkach.

Nowoczesny system do zarządzania oprogramowaniem pozwala automatycznie gromadzić informacje o aplikacjach zainstalowanych na firmowych komputerach. Dzięki temu administrator może zauważyć nową instalację, zmianę wersji programu albo pojawienie się narzędzia, które nie zostało zatwierdzone przez organizację. Monitoring zainstalowanych aplikacji nie służy wyłącznie pilnowaniu pracowników. Jego podstawowym zadaniem jest utrzymanie porządku w środowisku informatycznym i zapewnienie, że wykorzystywane narzędzia są potrzebne, bezpieczne oraz prawidłowo licencjonowane.

Istotnym elementem całego procesu jest także zarządzanie cyklem życia oprogramowania. Aplikacja, która kilka lat temu była niezbędna, dziś może zostać zastąpiona przez inne rozwiązanie albo przestać być wspierana przez producenta. Jeżeli nadal pozostaje na komputerach, może generować koszty, komplikować pracę administratorów lub zwiększać podatność infrastruktury na ataki. Zarządzanie oprogramowaniem pomaga wychwycić takie przypadki i podejmować decyzje na podstawie danych, a nie przypuszczeń.

Zarządzanie licencjami oprogramowania jest jednym z najważniejszych elementów nadzoru nad firmowymi aplikacjami. Przedsiębiorstwo powinno nie tylko wiedzieć, ile licencji kupiło, lecz także rozumieć ich warunki. Producenci stosują różne modele licencjonowania - na użytkownika, urządzenie, stanowisko, procesor, serwer, liczbę jednoczesnych użytkowników albo określony czas. Sam dokument zakupu nie zawsze wystarcza więc do potwierdzenia, że program jest wykorzystywany prawidłowo.

Audyt licencji oprogramowania polega na porównaniu rzeczywistej liczby i sposobu użytkowania aplikacji z posiadanymi uprawnieniami. Pozwala odpowiedzieć na podstawowe pytania: czy każda instalacja ma pokrycie w licencji, czy warunki umowy są przestrzegane, czy licencje nie wygasły i czy firma nie opłaca produktów, które przestały być potrzebne. Regularna kontrola legalności oprogramowania ogranicza ryzyko wykrycia niezgodności dopiero podczas zewnętrznej kontroli, audytu kontrahenta albo postępowania prowadzonego przez właściciela praw do programu.

Braki licencyjne mogą prowadzić do konieczności zakupu dodatkowych uprawnień, poniesienia kosztów wyrównawczych lub zmierzenia się z roszczeniami wynikającymi z niezgodnego używania aplikacji. Problemem nie musi być przy tym świadome instalowanie nielegalnych kopii. Niezgodność może powstać również wskutek błędnego przypisania licencji, przekroczenia liczby dozwolonych stanowisk, używania programu do celów komercyjnych mimo ograniczeń albo pozostawienia aplikacji na sprzęcie przekazanym innemu pracownikowi.

Audyt oprogramowania nie powinien być jednak postrzegany wyłącznie jako mechanizm obronny. To również narzędzie optymalizacji kosztów. Firma może posiadać niewykorzystane licencje przypisane do byłych pracowników, nieaktywnych urządzeń lub aplikacji zastąpionych przez inne rozwiązania. W przypadku subskrypcji takie przeoczenia prowadzą do regularnego opłacania dostępu, który nie przynosi żadnej wartości. Przy większej skali nawet niewielka miesięczna opłata, pomnożona przez dziesiątki kont i dwanaście miesięcy, może utworzyć pokaźną pozycję w budżecie IT.

Rzetelna ewidencja licencji oprogramowania umożliwia również analizę sposobu wykorzystania poszczególnych narzędzi. Na jej podstawie można zdecydować o zmniejszeniu liczby subskrypcji, zmianie pakietu, konsolidacji kilku aplikacji lub renegocjacji warunków z dostawcą. Optymalizacja kosztów licencji nie musi więc oznaczać rezygnowania z potrzebnych rozwiązań. Częściej polega na lepszym dopasowaniu posiadanych uprawnień do rzeczywistych potrzeb użytkowników.

Kontrola aplikacji ma także bezpośredni związek z cyberbezpieczeństwem. Nieautoryzowane oprogramowanie w firmie może zawierać podatności, pochodzić z niepewnego źródła albo komunikować się z zewnętrznymi serwerami poza kontrolą administratorów. Zagrożeniem są również stare wersje programów, dla których producent zakończył udostępnianie poprawek. Nawet legalnie zakupiona aplikacja może stać się słabym punktem infrastruktury, jeżeli nie jest aktualizowana i pozostaje poza nadzorem działu IT.

Regularna inwentaryzacja oprogramowania pozwala szybciej wykrywać takie przypadki. Administrator otrzymuje możliwość sprawdzenia, gdzie znajduje się problematyczna aplikacja, na ilu komputerach została zainstalowana i którzy użytkownicy mogą mieć do niej dostęp. Dzięki temu reakcja nie polega na ręcznym sprawdzaniu każdego stanowiska - można zaplanować usunięcie programu, aktualizację lub zastąpienie go zatwierdzonym narzędziem.

Ręczne zarządzanie aplikacjami staje się coraz trudniejsze wraz ze wzrostem organizacji. Pracownicy korzystają z komputerów stacjonarnych, laptopów i urządzeń używanych poza siedzibą firmy. Oprogramowanie jest instalowane, aktualizowane, przenoszone między stanowiskami i usuwane. Każda taka zmiana powinna znaleźć odzwierciedlenie w ewidencji, ale przy ręcznej obsłudze dokumentacja zwykle zaczyna pozostawać w tyle za rzeczywistością.

Oprogramowanie do zarządzania licencjami automatyzuje znaczną część tych czynności. System może gromadzić dane o programach zainstalowanych na komputerach, porównywać je z centralną bazą licencji oraz wskazywać potencjalne niezgodności. Administrator nie musi przygotowywać pełnego zestawienia od początku za każdym razem, gdy potrzebny jest audyt. Otrzymuje aktualny obraz środowiska, który może analizować według urządzeń, użytkowników, aplikacji lub typów licencji.

Duże znaczenie mają również automatyczne raporty i powiadomienia. Alert o zbliżającym się terminie wygaśnięcia licencji pozwala odpowiednio wcześnie zdecydować o jej przedłużeniu, zmianie pakietu lub rezygnacji. Informacja o nowej instalacji umożliwia natomiast sprawdzenie, czy została ona zatwierdzona i czy firma posiada właściwe uprawnienia. Zamiast reagować dopiero wtedy, gdy pojawia się problem, dział IT może działać z wyprzedzeniem.

Skuteczne zarządzanie oprogramowaniem warto połączyć z inwentaryzacją komputerów. Aplikacje nie funkcjonują przecież w oderwaniu od sprzętu - są instalowane na konkretnych urządzeniach, przypisywane do użytkowników i zależne od konfiguracji systemowej. Połączenie informacji o sprzęcie i programach daje pełniejszy obraz infrastruktury. Pozwala ustalić, na jakim komputerze znajduje się określona aplikacja, kto korzysta z urządzenia, jaka jest jego konfiguracja i czy spełnia wymagania danego programu.

Takie podejście wspiera ITManager - oprogramowanie IT przeznaczone do centralnego zarządzania komputerami. System umożliwia prowadzenie inwentaryzacji sprzętu i aplikacji, kontrolowanie zmian zachodzących w infrastrukturze oraz zarządzanie legalnością oprogramowania. Automatyczne wykrywanie instalacji, raportowanie niezgodności i monitorowanie terminów obowiązywania licencji pomagają ograniczyć czas poświęcany na ręczne zbieranie danych. Administratorzy mogą dzięki temu skoncentrować się na analizie i podejmowaniu decyzji, zamiast stale aktualizować rozproszone zestawienia.

Producentem ITManager jest Infonet Projekt SA - firma rozwijająca rozwiązania wspierające zarządzanie środowiskiem informatycznym przedsiębiorstw. W jej ofercie znajdują się dwa odrębne produkty. ITManager, prezentowany na stronie it-man.pl, służy do centralnego zarządzania komputerami, oprogramowaniem i infrastrukturą. OXARI, dostępny na stronie oxari.com, jest natomiast systemem klasy ITSM ServiceDesk zgodnym z podejściem ITIL i wyposażonym w narzędzia przeznaczone dla zespołów IT. Rozróżnienie tych rozwiązań jest istotne - ITManager koncentruje się na technicznym nadzorze nad urządzeniami i aplikacjami, podczas gdy OXARI wspiera zarządzanie usługami, zgłoszeniami, zasobami i procesami IT.

Wdrożenie systemu nie zwalnia organizacji z konieczności określenia zasad korzystania z aplikacji, ale znacząco ułatwia ich egzekwowanie. Firma nadal powinna ustalić, kto może zamawiać i instalować oprogramowanie, jak przebiega akceptacja nowych narzędzi oraz kiedy przeprowadzane są audyty. Automatyczna inwentaryzacja dostarcza jednak danych, bez których nawet najlepiej opisana procedura pozostaje tylko dokumentem.

Zarządzanie oprogramowaniem staje się dzięki temu stałym procesem, a nie jednorazową akcją porządkową wykonywaną przed kontrolą. Organizacja wie, jakie programy wykorzystuje, gdzie są one zainstalowane i czy odpowiadają posiadanym licencjom. Może ograniczać zbędne koszty, szybciej reagować na zagrożenia i planować rozwój środowiska IT na podstawie wiarygodnych informacji. W świecie, w którym niemal każdy proces biznesowy zależy od aplikacji, taka przejrzystość nie jest już administracyjnym dodatkiem - jest jednym z warunków bezpiecznego i efektywnego funkcjonowania firmy.

---

Źródło: tychy.info