Kontrola w ZIS. Zastrzeżenia do celowości zleceń, porównania ofert i dokumentowania wykonanych usług

Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie zawarł z MAIS GROUP dwie umowy. Pierwsza została podpisana 1 lipca 2025 roku i obowiązywała do 31 grudnia 2025 roku. Jej wartość wynosiła 103 320 zł brutto. Drugą umowę zawarto 2 stycznia 2026 roku na okres do końca 2026 roku. Jej wartość to 206 640 zł brutto. Umowy zostały objęte kontrolą przeprowadzoną w Zarządzie Infrastruktury Sportowej w Krakowie. Kontrolujący badali celowość powierzenia zadań podmiotowi zewnętrznemu, sposób wyboru wykonawcy, zakres wykonanych prac, sposób ich wykorzystania oraz dokumentację stanowiącą podstawę odbioru i rozliczenia usług. Wystąpienie pokontrolne z 28 lipca 2026 roku zawiera jedenaście najistotniejszych ustaleń oraz dziesięć zaleceń skierowanych do miejskiej jednostki. Kontrola była prowadzona od 24 czerwca do 9 lipca 2026 roku, a jej ustalenia przedstawiono w protokole z 17 lipca. ZIS wniósł zastrzeżenia do protokołu. Jak wynika z wystąpienia pokontrolnego, podniesione okoliczności nie podważyły prawidłowości ustaleń i nie uzasadniały wprowadzenia zmian do dokumentu. Kontrola objęła zasadność zlecenia zadań na zewnątrz Jednym z podstawowych obszarów kontroli była ocena celowości korzystania z zewnętrznego wsparcia w zakresie komunikacji, monitorowania zmian legislacyjnych oraz doradztwa strategicznego. ZIS uzasadniał zawarcie umów potrzebą zapewnienia specjalistycznego wsparcia w obszarze komunikacji strategicznej, public relations oraz budowania relacji z otoczeniem instytucjonalnym, medialnym i społecznym. Kontrolujący ocenili jednak, że przedstawione wyjaśnienia nie pozwoliły jednoznacznie wykazać, które z powierzonych czynności wykraczały poza zadania albo możliwości organizacyjne właściwych komórek miejskiej jednostki. W wystąpieniu zapisano:

„Znaczna część czynności powierzonych wykonawcy odpowiadała zadaniom właściwych komórek organizacyjnych Zarządu Infrastruktury Sportowej w Krakowie”.

Z dokumentu wynika również, że część analizowanych prac pozostawała zbieżna z zadaniami wykonywanymi przez właściwe komórki organizacyjne Urzędu Miasta Krakowa. Kontrolujący badali więc nie tylko formalne podstawy zawarcia umów, lecz także sposób udokumentowania potrzeby poniesienia wydatku na zewnętrzne wsparcie. W ocenie zawartej w wystąpieniu zgromadzone materiały nie stanowiły wystarczającej podstawy do potwierdzenia zasadności powierzenia wykonawcy zewnętrznemu części zadań objętych umowami. Z punktu widzenia zasad gospodarowania środkami publicznymi istotne znaczenie ma art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Przepis ten wymaga dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Nie wykazano wartości dodanej części alertów Kontrola objęła również rezultaty prac przekazywane ZIS, w tym alerty i materiały informacyjne. Kontrolujący stwierdzili, że w analizowanych przypadkach nie wykazano, aby alerty stanowiły źródło nowych informacji albo zapewniały wartość dodaną dla działalności jednostki. W wystąpieniu wskazano przypadki przekazywania informacji dotyczących interpelacji radnych już po ich wcześniejszym dostarczeniu do ZIS oficjalnym kanałem komunikacji z Urzędu Miasta Krakowa. Dokument nie zawiera zbiorczej oceny wszystkich przekazanych materiałów. W odniesieniu do analizowanych alertów wskazuje jednak, że przedstawiona dokumentacja nie potwierdzała ich nowego charakteru ani dodatkowej użyteczności dla jednostki. Na tej podstawie sformułowano zalecenie, aby nabywane w przyszłości usługi miały rzeczywistą wartość dodaną i nie polegały na powielaniu informacji publicznie dostępnych, przekazywanych oficjalnymi kanałami albo możliwych do uzyskania przy wykorzystaniu zasobów organizacyjnych ZIS. W ujęciu ekonomicznym ocena wartości dodanej pozwala ustalić, czy zakupiona usługa zapewnia jednostce rezultat wykraczający poza informacje i działania, którymi już dysponuje. Jest to jeden z elementów oceny relacji między poniesionym kosztem a uzyskanym efektem. Ogólny opis zamówienia nie zapewnił jednolitej podstawy do przygotowania ofert Kolejnym analizowanym etapem był sposób przygotowania zapytania ofertowego. Według wystąpienia opis przedmiotu zamówienia zawierał ogólne wskazanie obszarów wsparcia, ale nie precyzował sposobu realizacji usług, ich szczegółowego zakresu ani oczekiwanego poziomu zaangażowania wykonawcy. Kontrolujący uznali, że taki opis nie zapewnił wykonawcom jednolitej podstawy do przygotowania porównywalnych ofert. Z dokumentu wynika, że jedna z ofert zawierała założenia dotyczące zakresu i charakteru współpracy, liczby godzin pracy w miesiącu oraz wynagrodzenia. Druga oferta wskazywała jedynie wysokość wynagrodzenia. W konsekwencji – według kontroli – nie było możliwe potwierdzenie, że podane ceny odnosiły się do porównywalnego zakresu świadczeń. Wystąpienie wskazuje:

„Nie zostały w pełni zapewnione warunki do dokonania wyboru w sposób sprzyjający racjonalnemu i efektywnemu wydatkowaniu środków publicznych”.

Wybór oferty został oparty wyłącznie na kryterium ceny. Sama cena jest obiektywnym i mierzalnym kryterium, jednak jej miarodajne zastosowanie wymaga, aby porównywane kwoty dotyczyły jednakowo opisanego zakresu świadczeń i zostały przygotowane przy takich samych założeniach. Kontrolujący ustalili ponadto, że część elementów mających wpływ na sposób realizacji zamówienia oraz kalkulację wynagrodzenia została doprecyzowana dopiero na etapie zawierania umowy. W zaleceniach zobowiązano ZIS do jednoznacznego i wyczerpującego opisywania przedmiotu zamówienia, określania jednolitego sposobu przygotowania ofert oraz każdorazowego sprawdzania, czy dotyczą one tego samego zakresu świadczeń i zostały sporządzone na porównywalnych założeniach. Istotne warunki doprecyzowano dopiero w umowie Kontrola wskazała, że elementy mające znaczenie dla sposobu realizacji zamówienia i kalkulacji wynagrodzenia zostały określone dopiero na etapie zawierania umowy. Z ekonomicznego punktu widzenia zakres zamówienia, przewidywany poziom zaangażowania, liczba godzin oraz zasady rozliczenia należą do podstawowych elementów wpływających na cenę. Ich wskazanie na etapie poprzedzającym składanie ofert pozwala wykonawcom dokonać kalkulacji na tych samych zasadach. Wystąpienie zawiera więc zalecenie, aby istotne warunki realizacji, zwłaszcza elementy wpływające na cenę, były określane już w dokumentach kierowanych do potencjalnych wykonawców. Umowa nie wskazywała maksymalnej wartości zobowiązania Kontrolujący odnieśli się również do konstrukcji finansowej umowy. Jak wskazano w wystąpieniu, dokument przewidywał możliwość wynagrodzenia za dodatkowe godziny pracy, ale nie określał ich górnego limitu. Umowa nie wskazywała tym samym maksymalnej wartości zobowiązania zamawiającego. Wskazanie maksymalnej wartości zobowiązania pozwala jednostce określić pełny możliwy koszt umowy, zaplanować środki budżetowe oraz monitorować, czy wynagrodzenie nie przekracza wcześniej ustalonej granicy. W zaleceniach zobowiązano ZIS do określania w umowach maksymalnej wartości zobowiązania, szczególnie w przypadku usług dodatkowych, dodatkowych godzin pracy lub innych świadczeń wykraczających poza zakres podstawowy. Protokoły zdawczo-odbiorcze oceniono jako wyłącznie formalne Najbardziej jednoznaczne ustalenia kontroli dotyczą sposobu potwierdzania wykonania usług. Kontrolujący stwierdzili, że protokoły zdawczo-odbiorcze nie zawierały informacji pozwalających na szczegółową weryfikację zakresu faktycznie wykonanych świadczeń ani na ich powiązanie z poniesionym nakładem pracy. W dokumencie zapisano:

„Protokoły zdawczo-odbiorcze mają charakter wyłącznie formalny”.

Według wystąpienia protokoły nie stanowiły wystarczającej podstawy do oceny prawidłowości wykonania umowy oraz adekwatności wynagrodzenia do zrealizowanych świadczeń. Ocena kontrolujących dotyczy dokumentacji odbiorowej. Z przedstawionych ustaleń wynika, że protokoły nie wskazywały w sposób pozwalający na szczegółową kontrolę, co zostało wykonane, w jakim zakresie oraz jaki nakład pracy wiązał się z poszczególnymi świadczeniami. Dokumenty odbiorowe pełnią istotną funkcję prawną i finansową. Potwierdzają wykonanie zobowiązania, stanowią podstawę akceptacji usługi, a często również podstawę dokonania płatności. Aby umożliwiały rzeczywistą kontrolę, powinny zawierać dane pozwalające powiązać przedmiot umowy z konkretnymi rezultatami. Kontrolujący zalecili więc, aby dokumenty potwierdzające wykonanie zamówienia nie ograniczały się do ogólnego stwierdzenia realizacji usługi. Powinny wskazywać, co wykonano, w jakim zakresie oraz czy rezultat odpowiadał postanowieniom umowy. Raporty nie były przewidziane jako sposób rozliczenia usług Wystąpienie odnosi się również do raportów przedstawianych jako dokumentacja wykonanych prac. Kontrolujący wskazali, że raporty nie zostały przewidziane w postanowieniach umowy i nie stanowiły określonego w niej sposobu dokumentowania oraz rozliczania usług. Nie zostały również potwierdzone przez strony. Według wystąpienia ograniczało to ich wartość dowodową i nie zapewniało wiarygodnego potwierdzenia należytego wykonania usług objętych umową. Jedno z zaleceń dotyczy więc przestrzegania ustalonego w umowie sposobu dokumentowania wykonania zamówienia. Uzasadnienie odstąpienia od regulaminu bez analizy rynku Kontrola objęła także sposób udokumentowania odstąpienia od stosowania obowiązującego w jednostce Regulaminu udzielania zamówień. Według wystąpienia uzasadnienie odstąpienia od procedury zapewniającej konkurencyjność opierało się na argumentach ogólnych. Nie zostały one poparte analizą rynku ani danymi ekonomicznymi. Kontrolujący ocenili, że przedstawiona dokumentacja nie pozwalała zweryfikować, czy udzielenie zamówienia umożliwiło wybór wykonawcy zapewniającego najkorzystniejsze warunki realizacji. W przypadku odstąpienia od procedury konkurencyjnej szczególnego znaczenia nabiera udokumentowanie przyczyn takiej decyzji. Analiza rynku może obejmować między innymi dostępność podmiotów świadczących określone usługi, poziom cen, zakres oferowanych świadczeń oraz warunki realizacji. W zaleceniach wskazano, że uzasadnienia odstąpienia od konkurencyjności powinny w przyszłości opierać się na danych umożliwiających sprawdzenie zasadności wyboru przyjętego trybu i warunków ekonomicznych zamówienia. Dziesięć zaleceń do wykonania „od zaraz” Wystąpienie pokontrolne zawiera dziesięć zaleceń. ZIS ma przed powierzaniem zadań wykonawcom zewnętrznym sporządzać rzetelną i udokumentowaną analizę celowości. Powinna ona obejmować możliwość wykonania prac przy wykorzystaniu własnych zasobów jednostki oraz we współpracy z właściwymi komórkami Urzędu Miasta Krakowa. Jednostka ma również weryfikować rzeczywistą wartość dodaną kupowanych usług oraz unikać zlecania prac polegających na powielaniu informacji dostępnych publicznie, przekazywanych oficjalnymi kanałami albo możliwych do uzyskania własnymi siłami. Kolejne zalecenia dotyczą precyzyjnego opisywania przedmiotu zamówienia, wprowadzania jednolitego sposobu przygotowywania ofert, sprawdzania ich porównywalności oraz określania wszystkich istotnych warunków mających wpływ na cenę już na etapie zapytania ofertowego. ZIS ma ponadto wskazywać maksymalną wartość zobowiązania, dokładniej dokumentować wykonanie usług, przestrzegać przewidzianego w umowie sposobu ich rozliczenia oraz szczegółowo uzasadniać odstąpienia od procedur konkurencyjnych. Za realizację wszystkich zaleceń wskazano dyrektora ZIS Tomasza Marca. Termin ich wykonania określono jako „od zaraz”. Sprawozdanie z realizacji zaleceń ma zostać przekazane do 31 sierpnia 2026 roku. Wystąpienie przedstawia ustalenia obejmujące kolejne etapy zawierania i wykonywania umów: od udokumentowania potrzeby zakupu zewnętrznych usług, przez opis zamówienia i porównanie ofert, po konstrukcję finansową kontraktu oraz sposób potwierdzania wykonanych świadczeń. Wszystkie wskazane w dokumencie zalecenia dotyczą wzmocnienia przejrzystości, porównywalności ofert i możliwości kontroli sposobu wydatkowania środków publicznych. Grzegorz Górski Artykuł Kontrola w ZIS. Zastrzeżenia do celowości zleceń, porównania ofert i dokumentowania wykonanych usług pochodzi z serwisu KRKnews .

Czytaj cały artykuł u źródła — KRKnews - Krakowski serwis informacyjny