Odpowiedzialność zarządu NGO przy grantach – co podpisujesz, za co odpowiadasz i jak się zabezpieczyć?

Członkostwo w zarządzie NGO to nie tylko prestiż i możliwość działania społecznego. To także odpowiedzialność za decyzje, dokumenty, umowy, pieniądze, podatki, pracowników, wolontariuszy i rozliczenia. Poradnik ngo.pl wskazuje, że odpowiedzialność w organizacji może mieć charakter cywilny, administracyjny i karny oraz obejmować m.in. wykonanie umów, zobowiązania podatkowe i zobowiązania wobec ZUS.

Przy grantach odpowiedzialność zarządu jest szczególnie ważna, bo organizacja przyjmuje środki publiczne lub prywatne z obowiązkiem realizacji określonego celu.

Co podpisuje zarząd?

Zarząd może podpisywać:

wnioski grantowe,

oferty realizacji zadania publicznego,

umowy dotacyjne,

aneksy,

sprawozdania,

umowy z wykonawcami,

umowy z pracownikami i zleceniobiorcami,

dokumenty księgowe,

oświadczenia,

pełnomocnictwa.

Każdy podpis powinien być zgodny ze statutem i sposobem reprezentacji ujawnionym w KRS.

Główne obszary odpowiedzialności

Obszar Ryzyko zgodność ze statutem projekt poza celami organizacji reprezentacja nieważny podpis lub błąd formalny finanse niekwalifikowalne wydatki podatki zaległości podatkowe ZUS błędy przy umowach RODO naruszenie danych uczestników wizerunek publikacja bez zgody prawo autorskie brak praw do materiałów sprawozdanie nierzetelne rozliczenie kontrola zwrot dotacji

Jak zarząd może ograniczyć ryzyko?

Czytaj umowę dotacyjną przed podpisaniem.

Sprawdź, kto reprezentuje organizację.

Zatwierdź budżet projektu wewnętrznie.

Ustal osobę odpowiedzialną za dokumenty.

Oddziel finanse projektu od innych działań.

Zadbaj o księgowość projektową.

Nie podpisuj pustych dokumentów.

Zbieraj dowody realizacji działań.

Regularnie sprawdzaj harmonogram.

Dokumentuj decyzje zarządu uchwałami lub notatkami.

Podział odpowiedzialności w zarządzie

W większych projektach warto formalnie podzielić zadania:

Rola Zakres członek zarządu ds. finansów budżet, księgowość, płatności członek zarządu ds. projektu harmonogram, zespół, rezultaty członek zarządu ds. formalnych umowy, KRS, uchwały koordynator projektu bieżąca realizacja księgowość dokumenty finansowe osoba ds. promocji widoczność i obowiązki informacyjne

Taki podział nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności, ale pomaga wykazać staranność.

Najczęstsze błędy

podpisanie umowy bez analizy warunków,

brak kontroli nad budżetem,

brak komunikacji z księgowością,

rozliczanie wydatków poza harmonogramem,

niewłaściwe umowy z wykonawcami,

brak opisów faktur,

brak list obecności,

nieprzygotowanie na kontrolę,

ignorowanie korespondencji od grantodawcy.

Popularne pytania

Czy zarząd odpowiada za błędy księgowego?

Zarząd odpowiada za organizację, nawet jeśli zleca księgowość zewnętrznie. Dlatego powinien rozumieć podstawowe informacje finansowe.

Czy członek zarządu musi znać się na grantach?

Nie musi być ekspertem, ale powinien wiedzieć, co podpisuje i jakie są obowiązki z umowy dotacyjnej.

Czy można podzielić odpowiedzialność między członków zarządu?

Można podzielić zadania operacyjne, ale formalna odpowiedzialność zarządu nadal wynika z prawa i statutu.

Czy błędnie rozliczona dotacja może oznaczać zwrot pieniędzy?

Tak, zwłaszcza jeśli wydatek był niekwalifikowalny, źle udokumentowany albo sprzeczny z umową.

Jak zabezpieczyć zarząd przed błędami?

Najlepiej przez procedury, dobrą księgowość, uchwały, kontrolę dokumentów i regularny monitoring projektu.

Linki

Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/ Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/

Czytaj cały artykuł u źródła — Grantowo.pl