Wolontariat jako wkład własny w projekcie – jak go opisać i udokumentować?

Wstęp

Wkład własny jest jednym z najważniejszych pojęć w projektach grantowych. Organizacje często nie mają gotówki, ale mają ludzi, czas, wiedzę, lokal, sprzęt i wolontariuszy. Dlatego w wielu konkursach pojawia się możliwość wykazania wkładu osobowego, czyli pracy społecznej lub wolontariackiej.

Poradnik ngo.pl wskazuje, że we wniosku konkursowym można zadeklarować wkład rzeczowy i osobowy, w tym pracę wolontariuszy, a takie formy są brane pod uwagę przy ocenie wniosku przez komisję konkursową.

Uwaga: wkład osobowy to nie zwykły koszt księgowy

Trzeba odróżnić dwie rzeczy. W projektach dotacyjnych praca wolontariuszy może być opisana jako wkład własny, jeśli regulamin na to pozwala. Jednocześnie Poradnik ngo.pl wskazuje, że świadczenia wolontariuszy nie są przychodem organizacji i nie powinny być traktowane jak koszty organizacji w sensie księgowym.

W praktyce oznacza to: opisujesz i dokumentujesz wkład osobowy dla potrzeb projektu, ale nie księgujesz go jak faktury.

Jak opisać wkład wolontariuszy we wniosku?

Element Przykład kto pracuje 5 wolontariuszy fundacji co robią obsługa warsztatów, rekrutacja, dokumentacja ile godzin łącznie 80 godzin jaka stawka 40 zł/h według stawek rynkowych jaka wartość 3 200 zł wkładu osobowego jak dokumentujemy karty pracy i porozumienia kto koordynuje koordynator projektu

Przykładowy opis do wniosku

Organizacja zapewni wkład osobowy w postaci pracy 5 wolontariuszy, którzy wesprą rekrutację uczestników, obsługę warsztatów, dokumentację wydarzeń oraz działania informacyjne. Łączny wymiar pracy wolontariuszy wyniesie 80 godzin. Praca zostanie udokumentowana porozumieniami wolontariackimi, kartami pracy oraz listą zadań potwierdzoną przez koordynatora projektu.

Jak dokumentować wkład wolontariuszy?

Dokument Co potwierdza? porozumienie wolontariackie podstawę współpracy karta pracy liczbę godzin i zakres zadań lista obecności udział w wydarzeniu opis zadań zgodność z projektem zdjęcia obecność przy działaniach notatka koordynatora wykonanie zadania zaświadczenie potwierdzenie dla wolontariusza

Najczęstsze błędy

Wpisanie wkładu osobowego bez regulaminowej podstawy.

Brak kart pracy.

Zawyżanie liczby godzin.

Stawka nieuzasadniona rynkowo.

Brak powiązania pracy wolontariuszy z działaniami.

Mylenie wkładu osobowego z kosztem księgowym.

Brak osoby odpowiedzialnej za koordynację.

Popularne pytania

Czy praca wolontariuszy może być wkładem własnym?

Tak, jeśli regulamin konkursu dopuszcza wkład osobowy i organizacja prawidłowo go opisze oraz udokumentuje.

Czy trzeba podpisać porozumienia z wolontariuszami?

Warto to zrobić, szczególnie w projektach grantowych. Przy dłuższej współpracy pisemne porozumienie jest wymagane.

Czy pracę wolontariuszy wpisuje się do faktur?

Nie. Praca wolontariuszy nie jest fakturą ani klasycznym kosztem księgowym.

Jak ustalić stawkę pracy wolontariusza?

Najlepiej odnieść się do realnych stawek rynkowych za podobne zadania i sprawdzić zasady konkursu.

Czy wolontariusz może zastąpić eksperta płatnego?

Może wykonać część zadań, ale projekt musi być realny. Specjalistyczne zadania często wymagają wynagrodzonego personelu.

Linki

Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/ Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/

Czytaj cały artykuł u źródła — Grantowo.pl