Cyfryzacja kadr i płac w polskich firmach. „To nie zawsze oczywisty wybór”

— Obserwowany w ostatnich latach dynamiczny rozwój technologii nie tylko zwiększa efektywność pracy i może zmniejszać koszty, ale przyczynia się również do systemowej zmiany postrzegania specjalistów ds. kadr i płac — uważa dr hab. Stanisław Hońko**,** prof. Uniwersytetu Szczecińskiego, prezes zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Problem w tym, że w ponad połowie dużych i średnich firm cyfryzacja obejmuje jedynie wybrane obszary kadr i płac. Tak wynika z najnowszego raportu pt. "Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026" przygotowanego przez Business Insider wspólnie z firmą Soneta, producentem systemu ERP enova365.

A jak mówi Robert Czuła, prezes zarządu Soneta, to właśnie działy kadrowo-płacowe są punktem wyjścia do digitalizacji całej firmy. To prawidłowość, którą dostrzega z perspektywy ponad dwóch dekad, a której działy kadrowo-płacowe często same nie są świadome. Aż 50 proc. ankietowanych nie widzi, jak ważne są one dla firmy.

Stanisław Hońko prof. Uniwersytetu Szczecińskiego, prezes zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce nie ma wątpliwości, że pociąg z transformacją cyfrową pędzi z prędkością TGV. — Firmy, które nie wsiądą do niego, ryzykują, że za parę lat ich biznes zostanie odstawiony na boczny tor, z którego powrót będzie dość trudny — mówi.

Cyfryzacja w połowie firm

Dlatego przygotowaliśmy raport, który nie jest klasycznym zestawieniem danych i wykresów.

— Dane i wykresy oczywiście się w nim pojawiają, ale są punktem wyjścia. Bo dziś nie ma już dwóch pigułek jak w "Matrixie". Nie ma czerwonej i niebieskiej — ani złudzenia, że można zostać w starym świecie. Cyfryzacja już się wydarzyła. Pytanie nie brzmi więc, czy w nią wchodzimy, tylko czy umiemy w niej działać. Odpowiedź nie jest oczywista — mówi Mikołaj Kunica, redaktor naczelny Business Insider Polska.

Pokazują to wyniki ankiety przeprowadzonej przez Sonetę wśród 173 pracowników dużych i średnich firm na przełomie maja i czerwca 2026 r. Tylko 21 proc. z nich uważa, że pracuje w zautomatyzowanej firmie. W ponad połowie (54 proc.) cyfryzacja dotyczy wybranych obszarów, a w niemal jednej piątej większość procesów wykonywana jest ręcznie.

— Kierunek zmian jest więc właściwy, ale trudno jeszcze mówić o powszechnej i dojrzałej cyfryzacji — ocenia dr hab. Stanisław Hońko prof. Uniwersytetu Szczecińskiego, Prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Koszt czy inwestycja?

Dlaczego część firm zwleka z cyfryzacją? Najczęstszą barierą pozostaje koszt wdrożenia (27 proc. ankietowanych) i opór pracowników przed zmianą (17 proc.).

Prof. Hońko rozumie te obawy, ale zwraca uwagę, że brak cyfryzacji to też koszt, tyle że ukryty. — Płacimy go każdego miesiąca w godzinach poświęconych na poprawki, ręczne przepisywanie danych i rutynowe czynności, które już dawno mogłyby być wspierane przez automatyzację, ale jednak z istotnym udziałem człowieka. Koszt, którego nie widać wprost jest najgroźniejszy — mówi prezes zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Cyfryzacja to czysty zysk

Wyniki jasno pokazują, że system ERP przede wszystkim ułatwia codzienną pracę działów kadr i płac. Oznacza szybsze rozliczenia, większą spójność danych, mniejsze ryzyko błędów, łatwość w nadążaniu za zmianami w przepisach. Grupa Mardom, rodzinna firma z ponad 30-letnim doświadczeniem w branży meblarskiej i aranżacji okien, wyliczyła, że wdrożenie systemu przyniosło 228 tys. zł oszczędności w skali roku.

Tymczasem z badania wynika, że zmiany w prawie, strach o błędy oraz długi czas rozliczeń spędzają sen z powiek 32 proc. ankietowanych.

Wiele firm wskazuje też, że dużym udogodnieniem jest samoobsługa pracownicza. Młode pokolenie wręcz oczekuje ograniczenia bezpośredniego kontaktu, dlatego preferuje nowoczesne narzędzia, takie jak pulpit pracownika i kierownika, które są jak kasa samoobsługowa i jednocześnie zapewniają, że wszystkie działania są zgodne z prawem pracy.

Decyzje oparte na danych

Zalety wdrożenia systemu ERP widzi coraz więcej zarządów firm. 47 proc. ankietowanych uważa, że automatyzacja usprawniła współpracę z zarządem.

— Cyfryzacja kadr i płac otwiera oczy zarządom — pokazuje, jak dane mogą pracować na efektywność biznesu, eliminując żmudne, powtarzalne operacje na rzecz ambitnego wspierania rozwoju organizacji — mówi Robert Czuła.

— Zespoły kadr i płac nie są jedynie beneficjentami zmian — to one stają się liderami nowoczesności, bo ich praca jest przenoszona na procesy zaszyte w systemie, co odkrywa potencjał cyfryzacji w każdym innym zakątku przedsiębiorstwa — dodaje prezes zarządu Soneta.

Okazuje się, że aż 50 proc. ankietowanych uważa, że automatyzacja nie ułatwia raportowania i bieżącego wsparcia zarządu. To nie powinno dziwić, bo aż 82 proc. ankietowanych nie korzysta z modułu Business Intelligence w obszarze kadr i płac.

Zmiany w prawie przyspieszają cyfryzację

Jak jednak zauważa Stanisław Hońko, od cyfryzacji nie ma odwrotu, bo napędzają ją zmiany w prawie.

— JPK i KSeF wyznaczyły kierunek cyfryzacji księgowości, a w kadrach podobną rolę mogą odgrywać np. zmiany dotyczące PIP, jawności wynagrodzeń czy ochrony sygnalistów. Księgowi i specjaliści ds. kadr i płac doskonale wiedzą, że zmiany w prawie często mobilizują firmę do porządków, które i tak były potrzebne. Obowiązki prawne zazwyczaj stają się impulsem do trwałej poprawy jakości danych i uporządkowania procesów — ocenia Stanisław Hońko.

Cyfryzacja zmniejsza ryzyka prawne

Dawid Wojnarowski, CEO Alt One dodaje, że DORA, RODO, transparentność wynagrodzeń, nadgodziny to nie są już problemy kadrowe — to ryzyka, które wpływają na stabilność firmy.

— Co istotne, można im skutecznie zapobiegać przy pomocy nowoczesnego systemu informatycznego dla HR, który wyręcza w zapewnieniu zgodności z regulacjami oraz umożliwia modelowanie kosztów pracy i przewidywanie trendów związanych z zatrudnionymi — dodaje.

Teraz takim wyzwaniem dla działów kadr i płac będzie przygotowanie firmy na nowe regulacje dotyczące transparentności płac. A jak podkreśla Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace i HR w Sonecie, to zadanie będzie wymagało dużo pracy z danymi.

— Wynagrodzenia to temat niezwykle wrażliwy, dlatego musimy mieć twarde dane, by bronić naszej polityki płacowej przed ewentualnymi roszczeniami. Taką obronę umożliwia zaś dobry system ERP — kwituje Joanna Walentek.