E-faktury pod kontrolą państwa. Przedsiębiorcy chcą zmian w KSeF
Ministerstwo Finansów pracuje nad zmianami w Krajowym Systemie e-Faktur, a przedsiębiorcy po pierwszych miesiącach obowiązkowego korzystania z KSeF oceniają go raczej pozytywnie. System objął duże firmy od 1 lutego 2026 roku, a większość pozostałych podatników od 1 kwietnia. Firmy zgłaszają jednak problemy: chcą m.in. łatwiejszych korekt zbiorczych, angielskiej wersji platformy i dłuższego terminu na wysłanie faktury. Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Faktura trafia do systemu w ustrukturyzowanym formacie, czyli w postaci danych możliwych do automatycznego odczytu przez programy księgowe. Zmiana jest duża, bo faktura przestaje być zwykłym dokumentem przesyłanym między kontrahentami. Trafia do centralnego systemu, a administracja skarbowa widzi ją niemal od razu. Duże firmy weszły sprawniej niż MŚP KSeF od początku lutego objął największe przedsiębiorstwa, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł. Od kwietnia obowiązek dotyczy także pozostałych podatników. Wyjątek obejmuje podmioty, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto – one są zwolnione z obowiązku do końca 2026 roku. – Duzi przedsiębiorcy dość płynnie weszli w KSeF. Długo się do tego przygotowywali i idzie im to sprawnie. Mniejszym podatnikom, szczególnie z sektora MŚP, idzie to powoli. Nie wszyscy do niego dołączyli, duża część tak, a ci, którzy to zrobili, raczej sobie go chwalą. Jeśli ktoś nie ma bardzo specyficznych przypadków, to KSeF jest raczej ułatwieniem w dystrybucji faktur – mówi Andrzej Nikończyk, przewodniczący Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan. Anna Rembecka-Orłowska, senior manager w TMF Group, także mówi o raczej dobrej ocenie pierwszych miesięcy działania systemu. Jej zdaniem pomogła akcja informacyjna prowadzona przez media i organy skarbowe. – Większość drobnych i średnich przedsiębiorców była dobrze poinformowana i w naszej ocenie bardzo dobrze weszła w nowe obowiązki. Wystawianie faktur nie sprawia im specjalnych problemów – uważa Anna Rembecka-Orłowska Firmy widzą korzyści, ale system ma braki Pierwsze miesiące nie obyły się bez błędów. Przedsiębiorcy zgłaszają problemy z wyszukiwaniem faktur, pomyłkami przy wprowadzaniu danych czy obsługą mniej standardowych przypadków. Do końca 2026 roku działa jednak okres bez kar. Firmy mogą więc uczyć się systemu bez ryzyka sankcji za część potknięć. Grant Thornton sprawdził w marcu 2026 roku opinie 150 przedstawicieli działów finansowo-księgowych dużych i średnich firm. Badani jako główne korzyści wskazywali brak konieczności przechowywania papierowych faktur, automatyzację procesów i stały dostęp do dokumentów. Na liście problemów pojawiły się brak powiadomień o nowych fakturach, brak podglądu faktury przed wystawieniem oraz kłopoty ze stabilnością systemu. Firmy mówiły m.in. o przeciążeniach i sporadycznych awariach. Resort finansów zbiera uwagi Ministerstwo Finansów rozpoczęło 9 czerwca cykl otwartych konsultacji w sprawie zmian w KSeF. Jednym z tematów są dodatkowe dane biznesowe w API KSeF 2.0. API to techniczny sposób komunikacji między systemami informatycznymi. Dzięki niemu program księgowy lub system finansowy firmy może wymieniać dane z KSeF bez ręcznego przepisywania informacji. Resort rozważa też utrzymanie tokenów jako jednej z metod logowania po 31 grudnia 2026 roku. Token to cyfrowy klucz dostępu, który pozwala systemowi albo użytkownikowi uwierzytelnić się w KSeF. Obecnie z tokenów korzysta mniej więcej jedna trzecia użytkowników. Propozycje zmian mają zostać przedstawione na przełomie czerwca i lipca.