RODO, wizerunek i prawa autorskie w projektach NGO – jak bezpiecznie promować grant
W projektach grantowych organizacje robią zdjęcia, nagrywają filmy, zbierają formularze, prowadzą listy obecności, wysyłają newslettery, publikują relacje i korzystają z materiałów edukacyjnych. To wszystko oznacza dane osobowe, wizerunek i prawa autorskie.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że wszystkie organizacje pozarządowe zbierają lub będą zbierać dane osobowe, dlatego muszą znać obowiązki związane z ochroną danych.
RODO w projekcie NGO
RODO nie jest dodatkiem do projektu. To element zarządzania. Organizacja powinna wiedzieć:
jakie dane zbiera,
po co je zbiera,
na jakiej podstawie prawnej,
jak długo je przechowuje,
kto ma do nich dostęp,
komu je przekazuje,
jak zabezpiecza dokumenty,
jak informuje uczestników.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że przepisy RODO dotyczą również NGO i że sposób postępowania z danymi powinien wynikać z oceny ryzyka.
Tabela danych w projekcie
Dane Przykład Ryzyko dane uczestników imię, nazwisko, e-mail nieuprawniony dostęp dane dzieci szkoła, wiek, zgody rodziców wyższa wrażliwość dane wolontariuszy kontakt, zakres pracy dokumentacja kadrowa dane darczyńców przelewy, adresy obowiązki podatkowe wizerunek zdjęcia, filmy publikacja bez zgody dane zdrowotne potrzeby dostępności dane szczególnej kategorii newsletter e-mail, zgody marketingowe nieprawidłowa podstawa
Wizerunek uczestników
W projektach NGO często potrzebne są zdjęcia do raportu, strony internetowej, social mediów albo sprawozdania. Poradnik ngo.pl wskazuje, że jeśli w dokumentacji fotograficznej lub filmowej wykorzystujesz wizerunki uczestników, musisz posiadać stosowne zgody, rozszerzone o kwestie danych osobowych, a zgoda powinna określać cel, czas i miejsce publikacji.
W przypadku dzieci zgodę wyraża rodzic lub opiekun ustawowy.
Prawa autorskie w projekcie
Organizacja musi uważać na:
cudze zdjęcia,
muzykę,
filmy,
grafiki,
prezentacje,
teksty,
materiały edukacyjne,
prace uczestników,
nagrania trenerów,
materiały kupowane od wykonawców.
Jeśli wykonawca tworzy materiały w projekcie, umowa powinna jasno określać, czy organizacja nabywa autorskie prawa majątkowe, licencję, pola eksploatacji i możliwość dalszego wykorzystania materiałów.
Dokumenty, które warto mieć
Dokument Po co? klauzula informacyjna RODO informowanie uczestników zgoda na wizerunek publikacja zdjęć i filmów zgoda rodzica udział i wizerunek dziecka regulamin rekrutacji zasady udziału umowa z wykonawcą prawa do materiałów licencja na zdjęcia/grafiki legalne wykorzystanie rejestr zgód kontrola dokumentów polityka prywatności strony dane online umowa powierzenia zewnętrzne narzędzia i dostawcy
RODO i granty
Grantodawca może oczekiwać dokumentacji z projektu: zdjęć, list obecności, ankiet, raportów. Organizacja musi więc tak zaplanować RODO, żeby móc udowodnić realizację projektu, ale nie naruszyć prywatności uczestników.
Najlepsza praktyka: już na etapie rekrutacji przygotować komplet dokumentów i jasno oddzielić:
zgodę na udział,
obowiązek informacyjny RODO,
zgodę na wizerunek,
zgodę marketingową lub newsletter,
zgodę rodzica/opiekuna, jeśli dotyczy.
FAQ
Czy lista obecności to dane osobowe?
Tak. Imię, nazwisko, podpis, e-mail, telefon czy nazwa szkoły mogą być danymi osobowymi.
Czy można publikować zdjęcia z warsztatów bez zgody?
To zależy od sytuacji, ale bezpieczną praktyką jest zbieranie zgód, zwłaszcza gdy osoby są rozpoznawalne. Poradnik ngo.pl zaleca przygotowanie oświadczenia określającego zakres wykorzystania wizerunku.
Czy RODO dotyczy małej fundacji?
Tak. RODO dotyczy również organizacji pozarządowych, które przetwarzają dane osobowe.
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/