KSeF w NGO krok po kroku – co fundacja i stowarzyszenie muszą zrobić z fakturami?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to temat, którego organizacje pozarządowe nie powinny odkładać. Nawet fundacja lub stowarzyszenie, które nie prowadzi działalności gospodarczej i nie wystawia faktur sprzedażowych, może otrzymywać faktury od dostawców: za prąd, telefon, internet, księgowość, materiały, sprzęt, druk, catering, usługi IT albo najem sali. Poradnik ngo.pl zwraca uwagę, że każda organizacja prędzej czy później będzie musiała korzystać z KSeF, choćby jako ze „skrzynki” do odbierania faktur.
Oficjalne informacje rządowe wskazują, że od 1 lutego 2026 r. organizacje pozarządowe, podobnie jak inni podatnicy, są zobowiązane do odbierania faktur w KSeF. W praktyce oznacza to, że zarząd NGO powinien ustalić nie tylko, kto ma dostęp do systemu, ale też jak faktury będą trafiać do księgowości, koordynatorów projektów i dokumentacji grantowej.
Dlaczego KSeF jest ważny dla organizacji pozarządowych?
Dla NGO KSeF nie jest wyłącznie zmianą techniczną. To zmiana w obiegu dokumentów. Do tej pory faktura trafiała e-mailem, papierowo albo przez panel klienta. W nowym modelu podstawowym miejscem odbioru faktur staje się system państwowy. To ma ogromne znaczenie przy rozliczaniu dotacji, bo faktura musi być nie tylko odebrana, ale też opisana, zaakceptowana, przypisana do projektu i przekazana księgowości.
Jeśli organizacja zgubi fakturę, nie pobierze jej na czas albo nie powiąże jej z projektem, może mieć problem z rozliczeniem kosztu. Przy kilku projektach jednocześnie chaos w fakturach może szybko przerodzić się w realne ryzyko finansowe.
Co NGO powinna zrobić przed pełnym korzystaniem z KSeF?
- Ustalić osoby odpowiedzialne
Zarząd powinien wskazać, kto odpowiada za:
dostęp do KSeF,
odbieranie faktur,
weryfikację faktur,
przekazywanie dokumentów księgowości,
opisywanie faktur projektowych,
kontakt z dostawcami,
archiwizację faktur poza KSeF, jeśli organizacja prowadzi dodatkowe repozytorium.
Nie wystarczy powiedzieć: „księgowa się tym zajmie”. KSeF dotyczy zarządu, księgowości i osób prowadzących projekty.
- Ustalić obieg faktury
Organizacja powinna odpowiedzieć na pytanie: co dzieje się z fakturą od momentu jej odebrania w KSeF do momentu zaksięgowania i rozliczenia w projekcie?
Przykładowy obieg:
Faktura pojawia się w KSeF.
Osoba odpowiedzialna pobiera lub oznacza dokument.
Faktura trafia do osoby merytorycznej.
Koordynator projektu potwierdza, czego dotyczy koszt.
Faktura zostaje opisana numerem projektu, pozycją budżetową i źródłem finansowania.
Dokument trafia do księgowości.
Płatność jest zatwierdzana zgodnie z reprezentacją lub procedurą wewnętrzną.
Faktura trafia do archiwum projektowego.
- Przygotować instrukcję wewnętrzną
Najprostsza instrukcja KSeF dla NGO powinna mieć 1–2 strony i odpowiadać na pytania:
kto loguje się do KSeF,
jak często sprawdzamy nowe faktury,
kto zatwierdza faktury,
kto opisuje faktury projektowe,
jak rozpoznajemy faktury błędne,
kto kontaktuje się z dostawcą,
gdzie przechowujemy kopie dokumentów,
jak zabezpieczamy dostęp do systemu.
KSeF a projekty grantowe
Największe znaczenie KSeF będzie miał przy rozliczaniu projektów. Grantodawca nie będzie zainteresowany tym, że „faktura była w systemie”. Będzie chciał wiedzieć, czy koszt był kwalifikowalny, czy został poniesiony w terminie, czy dotyczył projektu i czy został prawidłowo zapłacony.
Dlatego każda faktura projektowa powinna mieć dodatkowy opis. KSeF nie zastępuje opisu merytorycznego faktury.
Minimalna procedura KSeF dla NGO
Obszar Co ustalić? Dostęp kto ma uprawnienia do KSeF Częstotliwość jak często sprawdzamy faktury Akceptacja kto potwierdza zasadność kosztu Projekty jak przypisujemy fakturę do grantu Księgowość kto przekazuje dokument księgowemu Płatności kto zleca i zatwierdza przelewy Błędy co robimy z fakturą nieprawidłową Archiwum gdzie przechowujemy kopie i opisy
Najczęstsze błędy NGO przy KSeF
Brak wskazanej osoby odpowiedzialnej.
Założenie, że KSeF to wyłącznie sprawa księgowości.
Brak opisywania faktur projektowych.
Brak procedury dla faktur błędnych.
Brak dostępu awaryjnego dla zarządu.
Przekazywanie faktur księgowości bez informacji, czego dotyczą.
Brak powiązania faktur z budżetem dotacji.
Brak szkolenia osób prowadzących projekty.
Popularne pytania
Czy KSeF dotyczy fundacji bez działalności gospodarczej?
Tak, organizacja może być zobowiązana do odbierania faktur w KSeF nawet wtedy, gdy sama niczego nie sprzedaje.
Czy KSeF zastępuje księgowość?
Nie. KSeF jest systemem do faktur, ale nie zastępuje księgowania, opisu kosztów i rozliczania dotacji.
Czy fakturę z KSeF trzeba opisywać do projektu?
Tak, jeśli faktura dotyczy projektu grantowego, trzeba ją powiązać z działaniem, budżetem i źródłem finansowania.
Kto powinien mieć dostęp do KSeF w NGO?
Minimum osoba odpowiedzialna za dokumenty finansowe oraz osoba wskazana przez zarząd. W praktyce dostęp powinien być kontrolowany i opisany procedurą.
Czy mała organizacja potrzebuje instrukcji KSeF?
Tak. Nawet krótka instrukcja zmniejsza ryzyko zgubienia faktury, błędnej płatności i problemów przy kontroli.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/ Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/