Budżet projektu grantowego – jak zaplanować koszty, wkład własny i rozliczenie dotacji?
Budżet projektu to nie tabelka na końcu wniosku. To finansowy opis całego pomysłu. Pokazuje komisji, czy organizacja naprawdę wie, co chce zrobić, ile to kosztuje i czy potrafi rozsądnie zarządzać środkami.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że budżet jest jedną z trudniejszych części pracy projektowej, musi być logiczny, bez błędów rachunkowych i dopasowany do działań oraz rezultatów.
Zasada numer 1: budżet wynika z działań
Jeśli w projekcie planujesz warsztaty, budżet powinien obejmować np.:
wynagrodzenie prowadzących,
salę,
materiały,
promocję,
dojazdy,
koordynację,
dokumentację,
księgowość,
ewaluację.
Jeśli w budżecie pojawia się koszt, którego nie ma w opisie działań, komisja może uznać go za przypadkowy lub nieuzasadniony.
Przykładowa tabela budżetowa
Działanie Koszt Jednostka Liczba Kwota warsztaty wynagrodzenie trenera godzina 40 8 000 zł warsztaty materiały edukacyjne komplet 100 3 000 zł promocja grafika i kampania informacyjna usługa 1 2 500 zł koordynacja koordynator projektu miesiąc 6 18 000 zł księgowość obsługa rozliczenia miesiąc 6 3 600 zł ewaluacja ankiety i raport końcowy usługa 1 2 000 zł
Koszty bezpośrednie i pośrednie
Typ kosztu Przykłady Komentarz bezpośrednie trenerzy, materiały, sala, transport wynikają bezpośrednio z działań pośrednie księgowość, administracja, koordynacja umożliwiają realizację projektu promocyjne grafika, druk, reklama, www muszą być proporcjonalne techniczne sprzęt, licencje, narzędzia trzeba uzasadnić osobowe umowy, wynagrodzenia muszą być zgodne z zasadami konkursu
Wkład własny
Wkład własny może być:
finansowy,
osobowy,
rzeczowy,
partnerski,
w formie wolontariatu,
w formie użyczenia sali lub sprzętu.
Nie każdy konkurs dopuszcza każdy typ wkładu. Zawsze trzeba czytać regulamin. Wkład własny powinien być realny, udokumentowany i możliwy do wykazania.
Najczęstsze błędy w budżetach
Koszty nie wynikają z działań.
Brakuje kosztów koordynacji.
Brakuje księgowości lub obsługi administracyjnej.
Wynagrodzenia są zbyt niskie, żeby projekt był realny.
Budżet jest „okrągły”, ale bez uzasadnienia.
Brakuje kosztów promocji i ewaluacji.
Wkład własny jest wpisany fikcyjnie.
Koszty są niekwalifikowalne według regulaminu.
Jak uzasadniać koszty?
Zamiast pisać: „materiały promocyjne – 5 000 zł”, lepiej napisać:
Koszt obejmuje przygotowanie identyfikacji graficznej projektu, 10 grafik do mediów społecznościowych, projekt plakatu, skład elektronicznej broszury oraz przygotowanie materiałów do kampanii informacyjnej skierowanej do uczestników.
Komisja widzi wtedy, co kupuje organizacja i dlaczego koszt ma sens.
FAQ
Czy koordynator projektu może być kosztem dotacji?
Często tak, jeśli regulamin dopuszcza koszty osobowe i koordynacyjne. Trzeba sprawdzić zasady konkursu.
Czy księgowość może być kosztem projektu?
Często tak, szczególnie jeśli jest niezbędna do rozliczenia dotacji. Musi jednak mieścić się w katalogu kosztów kwalifikowalnych.
Jak policzyć wkład własny wolontariuszy?
Trzeba sprawdzić regulamin konkursu. Jeśli dopuszcza wkład osobowy, należy określić stawkę, zakres pracy i sposób dokumentacji.