Szef Związku Przedsiębiorców i Pracodawców: „KSeF klęka pierwszego dnia”

Rządzący jak zwykle nie słuchali nikogo. M.in. my, tj. Związek Przedsiebiorców i
Pracodawców, apelowaliśmy o odsunięcie wprowadzenia KSeF w czasie, gdyż wszystkie
informacje, jakie posiadalismy, wskazywały, że system nie jest dostatyecznie przygotowany.
Natomiast brak odpowiednich testów wydajnościowych – kompromituje rząd. Nie tylko to
zresztą.

Ale od początku:

Czym jest KSeF?

• KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna państwowa platforma do
  wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w obrocie B2B.
• W praktyce faktura „żyje” w systemie: kluczowe staje się wprowadzenie
  dokumentu do KSeF, a „PDF/wydruk/mail” to w wielu sytuacjach jedynie
  wizualizacja (funkcjonalnie pomocnicza w obiegu).
• Konsekwencja organizacyjna: firmy muszą mieć procedury dostępu,
  role/uprawnienia, oraz stały monitoring odbioru faktur (żeby nie przeoczyć
  dokumentu „czekającego” w systemie).

Kiedy wchodzi i kogo obejmuje?

Od 1 lutego 2026 r.

• KSeF funkcjonuje (start systemu).
• Wystawianie faktur w KSeF dotyczy największych podmiotów (sprzedaż
  roczna & gt; 200 mln zł w 2024 r. – w przekazach prasowych mowa o kilku
  tysiącach firm).
• Jednocześnie wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na odbieranie
  faktur przez KSeF (bo duzi kontrahenci mogą wystawiać w systemie).

Od 1 kwietnia 2026 r.

• Następuje kolejny etap: obowiązek obejmie pozostałe firmy (z pewnymi
  wyłączeniami i wyjątkami).

Najmniejsi (wg relacji prasowych: bardzo niskie obroty) — odroczenia i okresy
przejściowe mogą działać do końca 2026 r. lub dłużej (zależnie od rodzaju
dokumentu/trybu).

Z czym KSeF wiąże się praktycznie dla firm?

Dostęp do systemu i logowanie

Pierwszego dnia roboczego działania systemu pojawiły się sygnały o problemach z
logowaniem przez Profil Zaufany (wąskie gardło dostępu), a administracja potwierdzała, że przy bardzo dużym zainteresowaniu mogą wystąpić czasowe utrudnienia. To aż śmieszne – przymus rząd nazywa „dużym zainteresowaniem”.

Wniosek operacyjny: nawet jeśli „rdzeń KSeF” działa, to dostęp użytkowników
(identyfikacja/logowanie) może blokować pracę.

Integracje z księgowością/obiegami dokumentów

Najwięcej uwag biznesu dotyczy integracji KSeF z narzędziami zewnętrznymi
(ERP/księgowość/obiegi dokumentów):

• tokeny,
• certyfikaty,
• konfiguracje,
• różnice
  między dostawcami.

MF doprecyzowuje technikalia (limity certyfikatów, zasady generowania, wymogi dla
podmiotów niebędących osobą fizyczną), co w praktyce oznacza: wdrożenie to nie
tylko „kliknięcie”, ale cały projekt IT-procesowy.

Okres przejściowy = „równoległe światy” faktur

Przejściowo funkcjonują różne modele dokumentowania (część faktur w KSeF,
część poza). Na przyklad Orlen S.A. ma utrzymywać hybrydowy model co
najmniej przejściowo (KSeF + dokumenty poza systemem) — co utrudnia księgowym
i nabywcom szybkie rozpoznanie „gdzie jest faktura”.

Ryzyko „nieodebranej faktury”

Eksperci zwracają uwagę, że bez procedur i dostępu może dojść do sytuacji, w której
faktura jest prawidłowo wystawiona i doręczona w KSeF, ale nie zostanie
faktycznie podjęta przez firmę (bo nikt nie monitoruje systemu / brak uprawnień /
bałagan w procesie).

Najczęściej wskazywane ryzyka

• Techniczne i wdrożeniowe: problemy logowania, przeciążenia, oraz — przede
  wszystkim — integracje z systemami firm (gdzie realnie „wykłada się” codzienna
  praca).
• Organizacyjne: okres przejściowy i wieloźródłowość dokumentów (KSeF + poza
  KSeF) = ryzyko błędów, opóźnień i nieodebranych faktur.
• Dane i bezpieczeństwo: wątki o wrażliwości danych (także tajemnica
  przedsiębiorstwa) oraz o regułach dostępu po stronie administracji (w prasie:
  konieczność polityk bezpieczeństwa, logowania, audytu, ograniczeń dostępu).
  Kurioza
• System zawiera rozwiązania kuriozalne, właściwe raczej dla wczesnych lat 90, takie
  jak nie pamiętanie użytkownika i konieczność wielokrotnego wpisywania NIP czy też
  nie nadawanie kolejnym dokumentom kolejnych numerów. Są też inne kwiatki.

Według Ministerstwa Finansów KSeF ma ograniczyć fraudy na VAT. I dobrze. Fraudami
VAT zajmują się przestępcy, najczęściej zawodowi i każdy przedsiębiorca jak zwolennikiem walki z nadużyciami VAT, bo są to czyny nieuczciwej konkurencji, obiektywnie szkodzące ich biznesom.

Nie ma jednak najmniejszego sensu obejmować systemem KSeF 95,4 proc. firm w Polsce,
bo to mikrofirmy, które odpowiadają zaledwie za około 10 proc. wpływów VAT w Polsce. 2
875 994 mikrofirm w ogóle nie powinno być w tym systemie i właśnie przez ich
włączenie do niego system teraz klęczy.

Około 90 proc. wpływów VAT to małe, srednie i duże firmy. Po co zatem Ministerstwo Finansów ciemięży kowala czy krawcową wystawianiem i odbieraniem faktur w komputerze, mimo że nie ma to żadnego sensu fiskalnego dla budżetu?

Bo w Ministerstwie Finansów ton nadają młodzi neomarksiści, którzy kochają Intela i
Microsoft, i uważają, że mikrofirmy, to zakała gospodarki, „janusze biznesu” i najlepiej
jakby ich w ogóle nie było i były tylko Fejsbuki i Urzędy Państwowe. I wbrew najbardziej
oczywistym faktom (tylko 10 proc. wpływów, powtarzam!) wmawiają politykom, że większość fraudów w Polsce, to właśnie polski mikrobiznes odpowiada! A politycy im wierzą.